こんにちは、古舘 健です。
先日、香港で行われた国際学会に参加し、英語で口演しました。
日本語を使えない海外の口演では、特にスライドが重要になりました。
参考になる本を探していたところ、資料の作り方を丁寧に解説した本書を見つけました。
著者は、コクヨ株式会社ワークスタイルコンサルタント。
「コクヨの研修」スキルパーク シニアトレーナーです。コクヨ株式会社のワークスタイル研究所の所長を経て、経営企画室でグループのチェンジマネジメントにも取り組んでいるそうです。
そんな著者の経験から導き出されたのが本書です。
本書の中で私が一番心に残ったのは、以下の部分です。
「つまり、『5%のクレーム発生率』が問題かどうかは、『あるべき姿』を設定しないと決められないということです。
仮に『あるべき姿』を『当社は信頼性の高いブランドをつくるために、クレーム発生率は1%以下に抑える』と定めるとします。すると、『取り組むべき問題』は、『クレーム発生率が当社基準の1%以下から4ポイント高い5%の状態になっていること』になります。（P82）」
「あるべき姿」を設定することで、「現状」とのギャップが明確になり、そのギャップが「取り組むべき問題」となることがわかりました。
相手を説得するというプロセスの中で、相手が理解しやすいということは、考えが整理されているということです。
海外では、まず自分の考えを示し、それから決定者を説得していくというプロセスのため、意思決定までのスピードが速いと言われています。
本書で紹介されている資料の作り方がスタンダードになれば、意志決定までのスピードは速くなるのではないでしょうか。
本書には、論理の展開の仕方から、色・書体・フォントの大きさまで丁寧に解説されています。
提案・説得・報告・販促に関する資料の基本を確認することができるので、すべてのビジネスパーソン、特に若手にオススメの一冊です。
ぜひ読んでみてください！
以下は、本書の抜粋です。ためになった箇所を一部、抜粋しご紹介します。
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P47
「一発OKが出る資料をつくる人は、誰が決裁者かを必ず事前にチェックします。
なぜなら、社内のポジションによって『資料を見る視点』が異なるからです。
『相手の視点』といっても、いろいろな『相手』がいます。
資料づくりでもっとも大切なのは『決裁者の視点』で考えることです。」
P64
「決裁者に問題点の重要性を認識させ、危機感を与えるポイントは次の3つです。
① 目的……『そもそも何のために提案しているのか』を説明する。
② 問題点……『会社の中にある大小様々な問題の中から、どの問題点に焦点を当てるべきなのか』を説明する。
③ 原因……『その問題点を発生させている根本的な原因は何か』を説明する。」
P68
「『効果がどの程度見込めるのか』『必ず実現できるという根拠』－あなたの解決策が『効果があり、実現できる案』であることを決済者に伝えるポイントは3つあります。
① 解決策……『複数ある方法の中で、なぜその解決策が最適か』を説明する。
② 目標……『その解決策の効果がいつまでに、どの程度出るのか』数値目標を設定して説明する。
③ 計画……『スケジュール、体制、予算など具体的な計画』で実現できることを説明する。」
P176
「提案とはそもそも、『以前とどこが変わるのか？』『ほかとどこが違うのか？』を説明するために行うものです。つまり、『以前はどうだった』『ほかはどうだった』をしっかりと定義することで、資料がグッとわかりやすくなるわけです。
だからこそ、『ビフォー対アフター』という時間軸で対比させる。『自分対相手』という立場の違いで対比させる―この2つの『対比』テクニックは有効なのです。」
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◆目次◆
はじめに 「いい資料」をつくる人は、例外なく「いい仕事」をする！
1章 一発OKが出る資料には
「共通の型」がある！
（「構成を変える」だけで、簡単にわかりやすくなる）
2章 「最初の1枚」で人をつかみ
「最後の1枚」で人を動かす法
（一発OKが出る資料には必ず「この6つ」がある！）
3章 資料の説得力は
「資料の細部」に宿る！
（決裁者が一発OKを出したくなる「表紙」「目次」「統一感」
4章 見るだけで理解できる
「最強の文章」を書く！
（文章が苦手な人は結局、「考え方が下手な人」）
5章 「図解・表・グラフ」で
相手を本気にさせる！
（「4つの図」と「「3つのグラフ」で意外な差がつく」
6章 いいデザインはつねに「シンプル」。
だから伝わる！
（資料が「一気に見やすく＋読みやすくなる」体裁）
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さいごまで読んでくださり、ありがとうございます！
ぜひチェックしてみてください。
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